Overstappen begint met een duidelijke afspraak over het werk dat je overdraagt. Daarna volgen het dossier, toegang tot de systemen en een controle van de administratie. Maak vooral duidelijk wie lopende aangiften en de jaarrekening afrondt, zodat er geen werk tussen twee partijen blijft liggen.
1. Bepaal wat je wilt verbeteren
Wil je alleen je boekhouding uitbesteden, of ook rapportages, een cashflowprognose en iemand die acties opvolgt? Schrijf de vragen op waarop je nu geen antwoord krijgt. Die bepalen welke ondersteuning je nodig hebt.
2. Spreek af wat wordt gedaan en wat het kost
Spreek af welke administratie, aangiften en rapportages onder de vaste prijs vallen. Benoem ook achterstanden, softwarelicenties en bijzondere werkzaamheden. Lees hoe je offertes voor financiële ondersteuning vergelijkt.
3. Maak afspraken met je huidige kantoor
Kijk in je huidige opdracht welke opzegtermijn geldt. Spreek daarna per onderdeel af wie wat afrondt: de laatste btw-aangifte, de loonadministratie en de jaarrekening en aangifte vennootschapsbelasting over het vorige boekjaar. Overstappen halverwege het jaar kan prima, zolang duidelijk is wie welk werk afrondt.
4. Regel de overdracht
Voor de overdracht zijn onder meer het administratiedossier, de beginbalans, openstaande posten en de gegevens van de vorige jaarrekening nodig. Geef toegang tot het boekhoudpakket en de bankkoppeling, met een eigen account per gebruiker. Regel ook dat je nieuwe partij bij de Belastingdienst gemachtigd wordt om aangiften namens je bedrijf te doen. Trek de toegang van je vorige kantoor in zodra het afgesproken werk klaar is.
5. Controleer de administratie
Je kunt pas op een rapportage vertrouwen als de administratie klopt. Controleer daarom bankstanden, openstaande posten en belangrijke balansposten voordat je conclusies trekt uit het eerste dashboard. Blijkt er herstelwerk nodig, spreek dan af wie dat doet en wat het kost.
6. Spreek af wanneer je de cijfers krijgt
Spreek af wanneer je informatie aanlevert, wanneer de administratie wordt gecontroleerd en wanneer je de rapportage krijgt. Leg ook vast hoe vaak je de cijfers bespreekt en wie afgesproken acties opvolgt.
Moet je over naar een ander boekhoudpakket?
Meestal niet. Ledgra werkt in Exact Online en Moneybird. Werk je daar al in, dan gaan we in je bestaande omgeving verder en blijft de administratie van jou. Gebruik je een ander pakket, dan zeggen we eerlijk of overstappen nodig en zinvol is.
Hoe lang duurt de overstap?
Bij Ledgra is de overdracht doorgaans binnen een week geregeld. De eerstvolgende maand beginnen we met de afgesproken verwerking en rapportages. Zijn er achterstanden, of loopt de jaarrekening nog bij je vorige kantoor, dan duurt het langer. Dat bespreken we vooraf.
Houd daarbij twee momenten uit elkaar: de dag dat de bestanden zijn overgedragen, en de dag dat de administratie is gecontroleerd. Pas vanaf dat tweede moment kun je echt op de cijfers vertrouwen.
Hoe Ledgra de overstap begeleidt
Wij regelen de afstemming met je huidige kantoor. Jij geeft toestemming voor de overdracht en levert de gegevens aan die nog ontbreken. Daarna beginnen we met de afgesproken verwerking, rapportages en overlegmomenten. Bekijk administratie uitbesteden of vertel wat je wilt veranderen.